Ｅー１２．５Ｗ１Ｈで伝えること2025年4月19日読了時間: 3分 『５Ｗ１Ｈ』について解説します”伝える”とは、単純に聞いた話を第三者に言うことではありません。相手に理解してもらい、納得してもらって初めて”伝える”ことになります。この点は手段の目的化になりやすいので注意が必要です。ここでは伝える際に必要になるヒントについてご紹介します。 １．５Ｗ１Ｈで伝える 伝える際は、５Ｗ１Ｈを意識し、それを習慣化させます。「いつ」「どこで」と言った情報から、次に「誰が」「何を（した）」という結論を伝え、最後にそれら内容に対する相手の「なぜ」「どのように（した）」という理由を示します。伝え方のひとつに「ＰＲＥＰ法」がありますが、その前半部分と同じ流れになります。なかでも「いつ」「誰が」は忘れられるケースが多いため注意が必要です。まずはフレームとして覚え、抜けや漏れを無くしていく、それを身につけることが大切になります。フレームワークとして覚える方法の第一段階として、５Ｗ１Ｈで語れる報告書式（メモ帳）をつくり、それを意識的に活用します。第二段階として、語呂で覚え、パッと頭のなかに出てくるようにします。以下の語呂を考えてみました。「井戸だな？なぜ、どのようにしてできたのだろうか？（いつ ⇨ どこで ⇨ だれが ⇨ なにを ⇨ なぜ ⇨ どのように）」で覚えてはいかがでしょう。（ある日、山道を散歩していて、向こうの崖をみると井戸があった。「あぁ、井戸があるなぁ・・・でもなんで？どうやってここにつくったんだろう？」とイメージしてもらうと覚えやすくなります）また、お互いに指摘し合うことで訓練します。報告者は頭のなかにある数多くの情報を抽出して聞き手に伝えますので、情報をうまく整理しきれないと５Ｗ１Ｈで説明できないことも多々あります。一方で聞き手は、情報量ゼロから報告者が語る情報を頭のなかでひとつずつ整理していきまので、情報量は報告者より聞き手の方が少ないため、５Ｗ１Ｈの足りない情報は報告者よりも気づきやすくなります。つまり、報告者の足りない５Ｗ１Ｈの情報は、聞き手の方が気づきやすくなるため、その事実を報告者にフィードバックしてあげます。そのようなやり取りを繰り返していくと、報告者は、忘れていた情報に関する意識が次第に高まっていきますので、いずれ習慣化していきます。 【注意事項】とにかく忘れやすいことは「いつ」です。指摘改善報告書を作成する際、”修理する””対応する”など未来形の内容が記載されるケースもありますが、必ずと言ってよいほど、期日が明記されません。仮に明記されていても”早急に””すぐに”など、曖昧な表現になっているケースも多くあります。そのような報告をしてしまうと、受け手から「いつまでに実施するの？」と質問されることは明々白々なので、５Ｗ１Ｈのなかでも特に習慣化すべきところになります。ちなみに、「誰」は、担当者名や責任者名、それとも責任部署など、どこまで詳細情報を報告すべきか意見が分かれるところです。外部報告する際に個人名を明記することは無いため責任部署名で良いのですが、問題は社内報告です。経営層が全従業員の名前を覚えているわけではありません。それを「田中」と記載されてもピンときません。それならば「Ａ部門責任者」とした方がわかりやすくなります。しかしながら「部署名ではなく、具体的に誰がするのか個人名で報告せよ」と差し戻されるケースもあり得ます。これは具体的な個人名を記載しないと誰も対応しないケースがあることを知っている実務重視の考え方に基づいた指示になります。従って、「誰」については適宜、変えていく必要がある点は注意が必要になります。 前の記事へ次の記事へ 事故・トラブル発生時の原因と対策（目次）
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